W razie współpracy z podwykonawcą, z prawnej perspektywy, kluczowe jest zawsze zawarcie odpowiedniej umowy. Jej brak lub niewystarczające postanowienia mogą utrudniać lub uniemożliwiać wykorzystanie rezultatów prac podwykonawcy we własnej działalności bądź przekazanie praw do nich klientowi.
Bezpieczna współpraca
Angażując firmę podwykonawczą czy freelancer’a skupiamy się zazwyczaj na portfolio, doświadczeniu, umiejętnościach, czy referencjach. Oczywiście te aspekty będą kluczowe dla prawidłowej realizacji zadań i uzyskaniu produktu, jaki jest oczekiwany. Software house decydujący się na taką współpracę powinien jednak przemyśleć także szereg aspektów wpływających na prawne jej bezpieczeństwo, od sposobu przekazywania rezultatów prac, korzystania z oprogramowania, sprzętu czy innej infrastruktury zlecającego, dostępu do informacji poufnych, aż po majątkowe prawa autorskie i inne prawa własności intelektualnej. Poniższe zestawienie wybranych kwestii, które warto rozważyć, może okazać się pomocne w uporządkowaniu tego tematu.
Umowa z podwykonawcą – wybrane kwestie cz. I
- Warto rozważyć, czy software house ma nabyć szeroki zakres praw własności intelektualnej do wszystkich powstających w toku realizacji umowy twórczych rezultatów prac podwykonawcy, takich jak kod źródłowy, dokumentacja, czy grafika. Umowa z podwykonawcą musi precyzować rezultaty prac, w tym zwłaszcza utwory, jakie mają powstać na skutek prac podwykonawcy. Jeśli w umowie skupimy się wyłącznie na kodzie źródłowym, a powstanie także dokumentacja lub grafika, to ryzykujemy, że do takich rezultatów nie nabędziemy interesujących nas praw.
- Opisując zakres przenoszonych praw pamiętajmy też o zakresie terytorialnym oraz o polach eksploatacji (sposobach korzystania z utworów). Warto przemyśleć nie tylko krótkoterminowe, ale też długoterminowe cele dotyczące korzystania z utworów, w tym związane z przyszłymi modyfikacjami, wykorzystaniem wybranych fragmentów utworów, łączeniem, integrowaniem z innymi utworami, czy rozpowszechnianiem.
- Jeśli założeniem stron jest przeniesienie majątkowych praw autorskich to – zgodnie z prawem polskim – konieczne będzie zachowanie formy pisemnej, tj. podpisanie umowy tradycyjnie, podpisem własnoręcznym, bądź zawarcie umowy w równoważnej formie elektronicznej tj. podpisanie jej kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Warto więc upewnić się, zwłaszcza wymieniając się dokumentami drogą mailową, czy faktycznie obie strony podpisały umowę kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi. Jeśli strony przesyłają sobie skany, konieczne jest dostarczenie lub przesłanie podpisanych oryginałów „papierowych”. Dopóki one nie zostaną przez podwykonawcę dostarczone, nie będziemy mieć pewności, czy rozpoczęte właśnie prace będą objęte przeniesieniem praw autorskich. Umowa podpisywana cyfrowo innym podpisem np. podpisem zaufanym, nie doprowadzi natomiast do przeniesienia praw autorskich, czy choćby do nabycia licencji wyłącznej. W takiej formie możemy niestety nabyć skutecznie jedynie licencję niewyłączną, co w praktyce będzie w większości przypadków niewystraczające, zwłaszcza, jeśli software house ma przenosić prawa do produktów na swojego klienta.
- Bardzo ważną kwestią do przemyślenia jest też moment przeniesienia praw. Podwykonawcy często (co zrozumiałe) naciskają na przeniesienie ich w momencie pełnej zapłaty za wykonane prace. Warto jednak ostrożnie przemyśleć takie postanowienie i szukać innych rozwiązań, które mogłyby zabezpieczyć interesy obu stron. Jeśli nie będziemy przenosić praw na bieżąco, a więc w miarę powstawania lub przekazywania rezultatów, ryzykujemy, że w razie zwłoki w realizacji projektu, braku odbioru z powodu wad lub innych spornych kwestii, prawa nie zostaną przeniesione.
- Ważną kwestią jest także sposób, w jaki podwykonawca będzie przekazywał rezultaty swoich prac. Z wielu względów najkorzystniej jest rozważyć, aby podwykonawca zapisywał rezultaty prac bezpośrednio w repozytorium, nad którym mamy pełną kontrolę. Ogranicza to także ryzyko braku przekazania rezultatów prac, czy też niepełnej informacji o ich zaawansowaniu. Warto przemyśleć też procedury odbiorowe, w tym co dokładnie podwykonawca ma przekazywać wraz z danym rezultatem (dokumentację, listę twórców, inne), a także jak strony będą postępować w razie stwierdzenia w rezultatach wad istotnych lub nieistotnych.
- W wielu przypadkach podwykonawca będzie mieć dostęp do materiałów, oprogramowania, narzędzi i infrastruktury, która należy do software house’u lub z której korzysta software house. Jeśli, na potrzeby projektu, przewidujemy potrzebę udostępnienia podwykonawcy i jego personelowi używanych przez nas narzędzi, w tym oprogramowania, upewnijmy się, że posiadane przez nas licencje na to pozwalają. Jeśli podwykonawca z kolei używa własnego specjalistycznego oprogramowania, to potwierdźmy, czy robi to legalnie i uzyskajmy w tym zakresie dowody lub zapewnienia. Jeśli przekazujemy podwykonawcy materiały objęte prawami własności intelektualnej, informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa (np. know-how) czy inne informacje poufne, zabezpieczmy umownie dopuszczalny sposób korzystania z nich przez podwykonawcę, tak w toku realizacji umowy, jak i po zakończeniu współpracy.
- Oczywiście zasygnalizowane powyżej pytania i kwestie do rozważenia to tylko przykłady. To, jak zaadresujemy kwestie przetwarzania danych osobowych, personelu i możliwości angażowania dalszych podwykonawców, terminów realizacji, rozwiązania umowy czy rozliczeń, gwarancji bądź procedur na wypadek niewykonania lub nienależytego wykonania umowy również będzie bardzo ważne z perspektywy software house’u angażującego podwykonawcę. W zależności od tego z jakim kontrahentem, jakim projektem oraz charakterem współpracy będziemy mieć do czynienia, również inne tematy prawne mogą wymagać przemyślenia. Do tematów tych będziemy wracać w kolejnych artykułach na naszym blogu.
