Co warto przemyśleć w umowie z podwykonawcą angażowanym przez software house? Wybrane kwestie. cz. II

Postanowienia umowy z podwykonawcą angażowanym przez software house powinny brać pod uwagę warunki współpracy oraz ograniczenia stosujące się w relacji z klientem, dla którego prace te są wykonywane.

Wymogi danego klienta

Jeżeli dany klient zawarł umowę według własnego wzoru bądź negocjując umowę z software house wprowadził szereg zindywidualizowanych warunków współpracy np. obowiązki w zakresie compliance, to powinniśmy mieć je na względzie, gdy podejmujemy decyzję o podzleceniu takiego projektu. Warto upewnić się, że będą one wiążące także dla podwykonawcy, nawet jeśli z daną firmą mamy stałą, długoterminową umowę i współpracujemy przy szeregu projektów dla innych klientów.

Umowa z podwykonawcą – wybrane kwestie cz. II

1. Jeśli prace wykonywane przez podwykonawcę stanowią część prac software house dla konkretnego klienta, konieczne jest uwzględnienie umowy z klientem, jak również ustaleń oraz sposobu współpracy na jej podstawie.
2. Przede wszystkim upewnijmy się, że umowa z klientem w ogóle dopuszcza angażowanie podwykonawców i jaka procedura jest w tym zakresie przewidziana np. czy musimy uzyskać uprzednią zgodę klienta, czy może musimy powiadomić klienta o angażowaniu podwykonawcy z wyprzedzeniem, czy musimy okazać umowę podwykonawczą. W razie, jeśli software house, w sposób regularny angażuje w realizację projektów personel, z którym współpracuje na podstawie umów B2B, to już w umowach z poszczególnymi klientami warto przewidzieć wprost, że takie osoby nie będą uznawane przez strony za podwykonawcę i ograniczenia umowne dla angażowania podwykonawców nie znajdą tutaj zastosowania.
3. Umowy z klientami, zwłaszcza, jeśli współpracujemy z większymi korporacjami, wprowadzają nierzadko procedury i wymogi, takie jak np. obowiązek zapoznania się i przestrzegania poszczególnych polityk danego klienta, takich jak polityki antykorupcyjne, zapobiegania praniu brudnych pieniędzy i finansowaniu terroryzmu czy w zakresie odpowiedzialności społecznej. Takie wymogi powinniśmy przenieść także na naszego podwykonawcę. Jeśli z podwykonawcą współpracujemy w szerszym zakresie i umowa o współpracy była zawierana w przeszłości, warto ją zweryfikować w świetle takich wymagań i dostosować w miarę potrzeby.
4. Usługa dla klienta, z którą wiąże się przetwarzanie danych osobowych, których administratorem jest klient np. danych jego klientów, często wiąże się z zawarciem umowy powierzenia danych osobowych. W takim przypadku, angażując podwykonawcę, który będzie przetwarzał takie dane osobowe, musimy uwzględnić także treść zawartej z klientem umowy powierzenia danych, jak i wymogi wynikające z art. 28 Rozporządzenia Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO). Zgodnie z tym przepisem tzw. dalsze podpowierzenie danych będzie dopuszczalne tylko, jeśli klient – administrator zaakceptował danego podwykonawcę (zgoda szczególna) lub udzielił ogólnego przyzwolenia dla korzystania z podwykonawców (wówczas powinniśmy notyfikować klientowi chęć skorzystania z podwykonawcy i umożliwić mu wyrażenie sprzeciwu). Co więcej, umowa dalszego powierzenia z naszym podwykonawcą powinna być analogiczna jak zawarta z klientem umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych, a wszelkie ograniczenia i rygory np. przewidziany w umowie zakaz transferowania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, muszą być przeniesione na dalszego procesora. Umowa powierzenia zawarta z danym klientem będzie najczęściej precyzować wymagane procedury w tym zakresie.
5. Istotnym tematem do poruszenia w umowie z podwykonawcą jest także personel podwykonawcy zaangażowanego w realizację projektu oraz możliwość zaangażowania ewentualnych dalszych podwykonawców. Warto rozważyć wyłączenie w umowie z naszym podwykonawcą możliwości korzystania z dalszych podwykonawców, a jeśli byłoby to niemożliwe lub niezasadne, przewidzieć procedury z tym związane, uwzględniające też wymogi, jakie wiążą nas w relacji z klientem. Przykładem może być wymóg uprzedniej zgody software house na zaangażowanie dalszych podwykonawców lub personelu innego niż pracownicy oraz odpowiednie wymogi dla relacji z takim dalszym podwykonawcą. Upewnijmy się w szczególności, że w nasz projekt podwykonawca zaangażuje tylko personel odpowiedni w zakresie kwalifikacji, ale także związany odpowiednimi umowami, w tym zapewniającymi przeniesienie praw, niewykonywane praw osobistych przez takich twórców oraz gwarantującymi zachowanie poufności. Jeśli nie możemy zweryfikować samych umów z personelem lub dalszym podwykonawcą (często jest to niemożliwe z przyczyn organizacyjnych, prawnych czy biznesowych), to możemy wprowadzić przynajmniej zapewnienia i gwarancje oraz zabezpieczenia na wypadek, gdyby okazało się, że prawa te są jednak niepełne. Software house nie może skutecznie przenieść na swojego klienta praw, których sam uprzednio nie nabył od swojego podwykonawcy. Tutaj uczulam zwłaszcza na ograniczenia odpowiedzialności podwykonawcy w umowie o współpracy z nim. Samo ograniczenie odpowiedzialności jest pewnym standardem, ale nie powinno ono dotyczyć wad prawnych utworów. W relacji z klientem to software house będzie odpowiadać za takie wady prawne dostarczanego oprogramowania. Równocześnie, jeśli takie nieskuteczne nabycie nastąpiło w relacji podwykonawca – dalszy podwykonawca, to w praktyce tylko podwykonawca będzie miał możliwość naprawienia takiego naruszenia i uzupełniającego nabycia praw.
6. Wymagajmy też od naszego podwykonawcy wdrożenia konkretnych procedur, które zapewnią bezpieczeństwo informacji poufnych i tworzonych produktów software house’u i jego klientów. To podwykonawca powinien zapewniać wdrożenie określonych środków bezpieczeństwa oraz weryfikować i kontrolować, czy rezultaty prac nie zawierają szkodliwego lub złośliwego oprogramowania, w tym wirusów, robaków, bomb czasowych, czy też innych ukrytych treści. Może być uzasadnione, aby software house miał prawo audytu w zakresie realizacji tych wymagań, co także powinno być zabezpieczone w umowie z podwykonawcą.
Oczywiście zasygnalizowane powyżej pytania i kwestie do rozważenia to tylko przykłady. Inne kwestie np. procedury dotyczące rozwiązania umowy czy rozliczeń, gwarancja na rezultaty prace bądź procedury na wypadek niewykonania lub nienależytego wykonania umowy również będą bardzo ważne z perspektywy software house’u angażującego podwykonawcę. Do tematów tych będziemy wracać w kolejnych artykułach na naszym blogu.